Beratung bei der Personalplanung für Zentrale Notaufnahme und Integriertes Notfallzentrum

Mit unserem speziellen Personalplanungs-Tool für Zentrale Notaufnahmen und Integrierte Notfallzentren ermitteln wir für Sie den ärztlichen und pflegerischen Personalbedarf, optimieren Dienstzeiten und gestalten ausgewogene Dienstpläne.

Die Ausgangssituation heute

Die ZNA ist essentieller Bestandteil der Wertschöpfungskette. Eine strukturell optimal integrierte, handlungs- und leistungsfähige ZNA ist Voraussetzung für den wirtschaftlichen Betrieb von Akuthäusern.
Fehler in der Besetzungsplanung haben weitreichende Folgen:
- phasenweise Überbesetzungen führen zu Überplanung und unnötigen Kosten
- phasenweise Unterbesetzungen gefährden die Qualität der Notfallversorgung und deren Nutzen für das Gesamthaus leidet
  - Ein besonders unangenehmer Effekt der Unterbesetzung ist, dass durch den Stau wartender Patienten der Zeitaufwand für die Versorgung insgesamt steigt. D.h., wenn die Notaufnahme übervoll ist, geht es nicht schneller, sondern langsamer. Aus diesem Grund ist es auch wirtschaftlich absolut vernünftig, solche Stau-Phasen möglichst zu vermeiden.
- Mängel in der Erstversorgung und Ressourcenallokation haben wiederum teure Konsequenzen: Überlastung von Ärzten und Pflegenden führt zu Disstress und Motivationseinbrüchen
Inzwischen ist absehbar, dass die Fachgesellschaften Kennzahlen für die Personalvorhaltung in Notaufnahmen (Notfallzentren, Notfallkliniken, Kliniken für Notfall- und Akutmedizin) definieren werden. Für Ärztinnen und Ärzte in Weiterbildung und für Fachärztinnen und Fachärzte wird damit die Soll-Anzahl der Patientenkontakte pro Jahr festgelegt. Für den Pflegedienst hat die DGINA bereits entsprechende Kennzahlen herausgegeben. Diese Kennzahlen werden als Qualitätsparameter bei der Begutachtung von Notaufnahmen/Notfallzentren eine Rolle spielen.
- Mit der Kennzahlen-bezogenen Personalbedarfsermittlung ist die Personalplanung aber nicht abgeschlossen. Auch wenn man weiß, wie viele Vollkraftäquivalente man je Qualifikationsgruppe benötigt, ist noch nicht klar, wie die Besetzung im Tages- und Wochenverlauf aussehen muss.
- Wir stellen projizieren das Kennzahlen-bezogene Personalbudget auf die Patientenstromkurve und die schwankende Arbeitsbelastung der Notfallklinik. Mit geeigneten Tools ermöglichen wir eine darauf basierende Planung der Schichten und Besetzungsstärken.

Das derzeit größte Hindernis bei der Etablierung Zentraler Notaufnahmen ist die Tatsache, dass es bis heute in Deutschland keinen Facharzt/Fachärztin für Notfallmedizin gibt – bislang existiert nur die Zusatzbezeichnung „Notfallmedizin“. Junge Ärztinnen und Ärzte mit Interesse an der Notfallmedizin müssen daher zunächst in einem der anderen Fachgebiete ihren Facharzt machen, wenn sie selbständig als Notfallmedizinerinnen tätig sein wollen. Für junge Ärztinnen und Ärzte bedeutet das: so wenig Zeit in der Notaufnahme verbringen, wie möglich – da ja nur ein halbes Jahr für den Facharzt angerechnet wird.

Krankenhäuser – und wir als Arbeitszeit- und Organisationsberater – sind daher gezwungen, unsere Lösungen um diese Restriktion herum zu stricken. Das ist schade, weil ein optimaler Personaleinsatz einen Mix aus Rotationsassistenten/innen verschiedener Fachgebiete + Assistenzärzten/innen in Weiterbildung zur/m Notfallmediziner*in + entsprechenden Fachärzten/innen erfordern würde. Bleibt zu hoffen, dass auf politischer Ebene die Blockade des Facharztes / der Fachärztin für Notfallmedizin endlich überwunden wird.

Eine weitere Herausforderung stellt sich nun im Hinblick auf die Einrichtung integrierter Notfallzentren. Hier sind erhebliche Verschiebungen beim Besetzungsbedarf zwischen ZNAn und INZ und zwischen Ambulatorium einerseits und stationärem ZNA-Bereich andererseits zu erwarten. Hierfür haben wir ein eigenes Tool entwickelt, das vom gegenwärtigen Stand des Referentenentwurfs aus zumindest eine Abschätzung der zukünftigen Ressourcenbedarfe (Räume, Personal) ermöglicht. Mehr zur Bewältigung dieser neuen Herausforderungen finden Sie hier.

Unsere Lösung für die Personalplanung in Notaufnahmen

Differenzierte Besetzungsplanung als Grundlage für eine allseitig akzeptanzfähige Personalbedarfsermittlung

Alle Parameter und Ergebnisse in einem Tool transparent nachvollziehbar

Systematischer Ansatz vom Patientenstrom bis zum Dienstplan

Notaufnahme_Personalplanung-Tool-Mueller und Mooseder Unternehmensberatung

Das Prinzip für die Ermittlung des Besetzungsbedarfs und die Personalbedarfsermittlung für Zentrale Notaufnahmen und integrierte Notfallzentren:

Orientierung an der Verteilung von Patientenströmen und realistischen Personalbindungszeiten.

Diese Vorgehensweise lässt sich für Ärzte (ZNA/INZ-Kernteam und Rotationsassistenten), Pflegepersonal und administratives Personal anwenden.

Die Besonderheiten in Leistungsspektrum und Organisation jeder ZNA müssen dabei berücksichtigt werden.

Ermittlung von Besetzungsbedarf, Schichtzeiten und Personalbedarf für Zentrale Notaufnahmen und integrierte Notfallzentren-Mueller und Mooseder Unternehmensberatung — Ermittlung von Besetzungsbedarf, Schichtzeiten und Personalbedarf für Zentrale Notaufnahmen und integrierte Notfallzentren

Die besondere Herausforderung in Notaufnahmen ist die starke Schwankung des Patientenaufkommens. Der Besetzungsbedarf kann daher nicht allein aus dem Mittelwert bestimmt werden. Außerdem ist zu beachten, dass bereits bei einer Auslastung der gegebenen Kapazitäten von 85% Warteschlangeneffekte auftreten: Es kommt zum Stau, was zu einer weiteren Verzögerung der Arbeitsabläufe führt. Daher stellen wir die Patientenströme und Besetzungsbedarfe im Tages- und Wochenverlauf von vorneherein auch für das 85. Perzentil des Arbeitsaufkommens dar:

Definition von Dienstzeiten und Besetzungsstärken: Die Grafik zeigt den schwankenden Besetzungsbedarf in einer Zentralen Notaufnahme (wird in integrierten Notfallzentren sehr ähnlich sein) mit Gegenüberstellung der auf Basis der Dienstzeiten und Besetzungsvorgaben je Dienstart erreichten Besetzungsstärke. Mueller und Mooseder Unternehmensberatung — Definition von Dienstzeiten und Besetzungsstärken: Die Grafik zeigt den schwankenden Besetzungsbedarf in einer Zentralen Notaufnahme (wird in integrierten Notfallzentren sehr ähnlich sein) mit Gegenüberstellung der auf Basis der Dienstzeiten und Besetzungsvorgaben je Dienstart erreichten Besetzungsstärke.

Die mittleren Personalbindungszeiten werden auf Basis der Ersteinschätzung (Fallschwere) definiert. Dabei können wir auch differenziertere Vorgaben planen, z.B. für Chirurgie / Innere / Neurologie, sowie innerhalb / außerhalb des Regeldienstes. Bei der Personalplanung für integrierte Notfallzentren wird dieser Ansatz von Bedeutung sein, weil die ambulanten und stationären Patientenströme frühzeitig geteilt und auch von verschiedenen Teil-Teams versorgt werden.

Was wir bei der Personalplanung noch berücksichtigen

Noch ein Wort zum Stau: Keine Zentrale Notaufnahme (und zukünftig auch kein Integriertes Notfallzentrum) kann so mit Personal und Räumen ausgestattet werden, dass die Maximalwerte des schwankenden Patientenstroms abgebildet werden. Außerdem werden Effekte wie verzögerte Abverlegung (Exit-Stau) etc. nie völlig vermeidbar sein. Daher kommt es immer wieder zu Crowding-Situationen. Hier ist zügiges und geplantes Handeln erforderlich. Daher gehört zu einer vollständigen Personalplanung für Zentrale Notaufnahmen / Integrierte Notfallzentren immer auch ein Crowding-Konzept. Unsere Beratung schließt die Entwicklung und Abstimmung des Crowding-Managements auf Wunsch mit ein.

Die konkrete Personalplanung umfasst auch die Unterstützung der Abteilungen bei der Abstellung von Rotationsassistenten/innen: Ein Rotationsplan über alle Kliniken (aus denen Rotationsassistenten kommen) schafft erst einmal den nötigen Überblick. Sie können unser einfaches Tool für einen übersichtlichen Rotationsplan gerne auch kostenfrei von uns erhalten. Schreiben Sie uns dazu bitte einfach eine kurze E-Mail. Die anderen Tools sind so komplex, dass zumindest bei deren Einführung Beratung erforderlich ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Bei der Umstellung der Personalplanung in der Notaufnahme benötigen die Abteilungen oftmals Unterstützung bei der Ausgestaltung der Dienstplanung. Die Dienstplanung muss über verschiedene Einsatzbereiche und Qualifikationsgruppen integriert werden, was wir in unseren Beratungsprojekten ebenfalls anbieten.

Personalplanung im ärztlichen Dienst einer komplexen Abteilung mit Rotationsplanung, Dienstrhythmen und Rahmendienstplänen-Mueller und Mooseder Unternehmensberatung — Personalplanung im ärztlichen Dienst einer komplexen Abteilung mit Rotationsplanung, Dienstrhythmen und Rahmendienstplänen

So erhalten Sie Ihre Personalplanung

Sie senden uns Ihre Daten
Wir passen das Tool die Grundstruktur der jeweiligen ZNA an (Abteilungsmix, Methode Ersteinschätzung)
Wir pflegen diese in unser Planungstool ein
Vor Ort erläutern wir Aufbau, Funktion und Dateneingabe
Wir zeigen Optimierungsmöglichkeiten bezüglich Gestaltung der Dienstzeiten und der Dienstpläne auf

Notaufnahme Vorgehen-Personalplanung-Mueller und Mooseder Unternehmensberatung

Ihre Ergebnisse

Die Dienstzeiten sind an das Patientenaufkommen bestmöglich angepasst
Sie erhalten Modell-Dienstpläne für alle Personalgruppen der ZNA
- Dies beinhaltet die systematische Integration von Teilzeitkräften
- Auf Wunsch vermitteln wir in Verbindung mit der Modell-Dienstplanung die besten Tipps und Tricks für die Dienstplaner (Mitwirkung, Urlaubsplanung, Ausfallkonzept etc.)
Die Personalbemessung der ZNA ist konsolidiert und akzeptiert
Die Personalbemessung ist zugleich realistisch und wirtschaftlich vernünftig,
- weil durch geeignete Gestaltung der Dienstzeiten eine gleichmäßigere Auslastung erreicht wird.
- weil durch die Vermeidung von Patientenstau (aufgrund systematisch unzureichender Personalplanung) der Effekt ansteigender Personalbindungszeiten vermieden wird.
- weil durch die Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der Notfallversorgung hohe Folgekosten vermieden werden können.
Die Zufriedenheit im Team nimmt zu und sie haben Vorteile bei der Personalbindung und -gewinnung

Notaufnahme_Ergebnisse-Personalplanung-Mueller und Mooseder Unternehmensberatung

Unser Ansatz ist der kostengünstigste und effektivste Weg, um die Personalorganisation Ihrer Notaufnahme zu optimieren.

Unser Beratungsangebot für die Personalplanung & Personalbedarfsermittlung in der Zentralen Notaufnahme

Um Ihnen ein Angebot machen zu können, dass für die Situation Ihrer Notaufnahme / Notfallklinik und für Ihr Anliegen optimal passend ist, führen wir zunächst ein kurzes telefonisches Vorgespräch. Dann erhalten Sie ein unverbindliches Angebot, das wir entsprechend Ihren Wünschen weiter anpassen. Im Angebot informieren wir Sie auch über den geschätzten Zeitaufwand und die entsprechenden Kosten.

Sie können uns direkt anrufen, oder zunächst das vorliegende Formular verwenden, um uns mitzuteilen, für welche Leistungen Sie sich unverbindlich interessieren.

Personalbedarf und Arbeitszeit-Management in der ZNA

Personalplanung für Zentrale Notaufnahme und Integriertes Versorgungszentrum

Wir nutzen langjährige Erfahrung in der Personalplanung in der ZNA auch für die neu entstehenden INZ

Spezifische Kommunikations-Trainings für die ZNA

Spezielle Kommunikationstrainings für Zentrale Notaufnahmen

Professionelle Kommunikation ist ein Schlüssel zu besserer Teamarbeit und weniger Stress

Organisationsberatung und Workflow-Management für die ZNA

Organisationsberatung und Workflow-Management für Zentrale Notaufnahmen

Notfallmanagement ist Workflow-Management. Dazu braucht es klare Prozesse, ein passendes Leitungskonzept und geeignete bauliche Strukturen.

Weiterentwicklung von der ZNA zum Integrierten Notfallzentrum

Beratung bei der Planung des integrierten Notfallzentrums

Die Planung Integrierter Notfallzentren bringt große Herausforderungen und eröffnet Optimierungsprojekte für Zentrale Notaufnahmen