Personalbedarfsermittlung für Pflegedienst und Funktionsdienst im Krankenhaus

Was nützt externe Beratung bei der
Personalbedarfsplanung für den Pflegedienst?

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Gerne beraten wir Sie, welche Form der Personalbedarfsplanung für den Pflegedienst in Ihrem Haus zielführend und hilfreich ist.

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Aufgrund des DRG-Systems galt jahrelang die Regel: Personal einsparen, soweit es möglich ist. Das Ergebnis kennen wir: der Pflegeberuf wurde so unattraktiv, dass es heute kaum noch möglich ist, qualifiziertes Personal in ausreichender Menge zu finden. Nun soll die PPR 2.0 eingeführt werden – und es ist noch nicht klar, woher das Personal kommen soll. Wozu also eine Berechnung des Personalbedarfs mit externer Beratung?

1. Die Einführung der PPR 2.0 ist ein Change Projekt

2. Auf Dauer wird der refinanzierte Personalbedarf wieder geprüft werden. Die Voraussetzungen für eine reliable Bedarfserfassung müssen schon heute geschaffen werden.

3. Pflegepersonal geht dahin, wo die Arbeitsbedingungen gut sind – was nur bei einer stabilen Personalausstattung der Fall ist

4. Eine verlässliche Erfassung des Pflegezeitbedarfs ist die Voraussetzung für eine dynamische, bedarfsgerechte Steuerung des Personaleinsatzes.

In den nachfolgenden Abschnitten werden wir nicht nur die Herausforderungen aufzeigen, die es nun zu bewältigen gilt, sondern auch Lösungsansätze, die eine gute Basis für die Entwicklung der Pflege in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen sein können.

Wir unterstützen Kliniken bei der Personalbedarfsermittlung bzw. Personalbedarfsplanung für den Pflegedienst.
Unser Angebot umfasst alle Schritte: von der Erfassung des Pflegebedarfs, über die Personalbemessung, den Prozess der Dienstplanung, bis hin zur bedarfsgerechten Personalsteuerung incl. Ausfallmanagement.

Ab 2020 wird ein zweckgebundenes Pflegebudget zur Finanzierung der Personalkosten nach § 6a KHEntgG etabliert. Die Frage, wie viel Pflege wirklich gebraucht wird, war damit aber noch nicht beantwortet. Nun soll die PPR 2.0 kommen…

Die PPR 2.0 kommt – was ist zu tun?

Die Verordnung über die Grundsätze der Personalbedarfsbemessung
in der stationären Krankenpflege (Pflegepersonalbemessungsverordnung –
PPBV), mit der die PPR 2.0 eingeführt wird, ist nun rechtskräftig. 

Man ist sich durchaus im klaren darüber, dass zum derzeitigen Stand die durch die PPR 2.0 ermittelten Personalbedarfe von den meisten Kliniken nicht umgesetzt werden können. Was wirklich neu ist, ist die sichtbare Quantifzierung der Personallücke in der Pflege.

Man kann die Einführung der PPR 2.0 als neue politische Zumutung sehen und sie entsprechend abarbeiten – aber man kann darin auch viele Chancen sehen, die es zu nutzen gilt. Wir bevorzugen letzteres. Wir wollen die PPR 2.0 als Instrument für eine gezieltere, bedarfsgerechte Dienstplanung und Personaleinsatzplanung nutzen und haben diesbezüglich bereits einige Erfahrung mit der PPR 1.0. Denn eine gezielte Personalsteuerung wird immer mehr zur Notwendigkeit.

Wie die PPR 2.0 prinzipiell funktioniert, wissen die Verantwortlichen in den Kliniken natürlich. Damit ist es jedoch nicht getan. Wir beraten Sie bei allen strategischen und alltagspraktischen Fragen rund um die PPR 2.0:

  • Was bedeutet die Einführung der PPR 2.0 für meinen Bereich und meine Klinik?
  • Wie gehen wir mit Lücken zwischen dem aktuellen Personalbestand und dem Personalbestand laut PPR 2.0 um? Wie kommunizieren wir Differenzen zwischen PPR 2.0 und unserem IST-Personal mit unseren Mitarbeiter:innen in der Pflege?
  • Wie sorgen wir für eine verlässliche Einstufung in der PPR 2.0?
  • Wie können wir die PPR 2.0 trotz Personallücke für die Steuerung des Personaleinsatzes nutzen (dynamische Dienstplanung)?
  • Wie können wir mit der PPR 2.0 den Skillmix besser steuern?

Wenn all diese Fragen beantwortet sind, kommt die wichtigste: Wie setze ich all das im Pflegealltag um?

Wir beschäftigen uns seit vielen Jahren mit dem Thema bedarfsgerechte Dienstplanung & Steuerung des Personaleinsatzes und haben erwartet, dass die PPR 2.0 dabei zumindest als Übergangslösung eine wichtige Rolle spielen wird. Dementsprechend bieten wir Ihnen zu allen Fragen rund um die PPR 2.0 – bis hin zur konkreten Umsetzungsbegleitung – kompetente Arbeitszeit- bzw. Dienstplanberatung an. Auch wenn die PPR 2.0 noch kein pflegewissenschaftlich fundiertes Instrument ist: im Vergleich zu den groben Personaluntergrenzen der PpUGV ist die PPR 2.0 ein Schritt in die richtige Richtung.

Kostenloser Rechner zur Ermittlung des Personalbedarfs mit der PPR 2.0

Sie wollen wissen, wie viel Personal Sie für Ihr Krankenhaus, Ihren Pflegebereich, Ihre Station benötigen würden, wenn man die PPR 2.0 anwendet? Wir haben ein kleines Excel-Tool entwickelt, so einfach wie ein Taschenrechner, mit dem Sie Soll-Besetzungen auf Basis der PPR 2.0 berechnen können:

  • Sie geben die Verteilung der PPR 2.0 Kategorien ein. Da Sie i.d.R. nur die PPR 1.0 Daten haben, geben Sie zunächst diese ein – das Tool rechnet dann ohne S4 (was aber meist gar keinen wesentlichen Unterschied macht); die Anzahl A4 können Sie aus der Zahl der bisherigen PKMS-Patienten abschätzen.
  • Dann haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Zeitbedarfe zu erfassen, die in der PPR 2.0 nicht ausreichend abgebildet sind: z.B. für Einarbeitungen und Praxisanleitungen, aber auch für spezifische Sonderaufgaben einer Station.
  • Ergebnis: Sie erhalten den Netto-Personalbedarf (Vollkraft-Äquivalente, VKÄ bzw. Fulltime-Equivalents FTE), bezogen auf die PPR 2.0 + Sonderleistungen.
  • Nun geben Sie die geplante Besetzung in Früh-, Tag- und Spätdienst ein.
  • Ergebnis: Sie sehen die Differenz zwischen dem Pflegezeitbedarf und den Netto-Besetzungsstunden.
  • Ergänzt wird das Ganze noch durch unser Tool zur Berechnung des Personalbedarfs auf Grundlage der Netto-Schichtbesetzung, das auch ein Werkzeug zur Berechnung der Netto-Jahresarbeitszeit beinhaltet.
PPR 2.0 Rechner zur schnellen Ermittlung des Personalbedarfs - mit Tool zur Ableitung der Besetzungsstärken im Tagdienst
Ausschnitt aus dem PPR 2.0-Rechner für Allgemeinstationen / Erwachsene

Bitte füllen Sie einfach unser Formular aus oder senden Sie eine E-Mail an info(at)win-win-work.de.

Man könnte nun einwenden, dass die kostenlose Bereitstellung eines solchen Tools verantwortungslos sei, weil dann ja jede:r ganz leicht berechnen kann, wenn ein Personaldefizit vorliegt. Dies ist die Ausgangssituation in der Mehrzahl von Kliniken in Deutschland. Die Unzufriedenheit könnte noch zunehmen, Forderungen nach Bettensperrungen könnten gestellt werden. Das ist natürlich nicht unser Ziel und wir sind uns dieses Risikos bewusst.

Nach 25 Jahren Krankenhausberatung sehen wir jedoch, dass die Situation in der Pflege nur dann nachhaltig verbessert werden kann, wenn alle Akteure und Stakeholder bereit sind, Realitäten anzuerkennen. Die Realität mag nicht 100%ig exakt abbildbar sein, die PPR 2.0 ist ja auch nur ein sehr grobes Instrument. Aber die Größenordnungen passen, das wissen wir.

Die Ermittlung des Personalbedarfs liefert noch keine Pflegekräfte. Aber sie eröffnet Möglichkeiten:

  • Personal möglichst bedarfsgerecht einzusetzen
  • Klare Strategien zu entwickeln, wie mit Mangel- und Engpasssituationen umgegangen werden soll
  • Den Pflegekräften die Anerkennung zu geben, dass es eben nicht immer reicht und ihre Leistung entsprechend zu würdigen

Die Erfassung des Pflegezeitbedarfs mittels PPR 2.0 soll den Pflegenden eine Perspektive geben, dass eine bedarfsgerechte Personalbesetzung ein klares politisches Ziel ist. Auf dem Weg dahin muss jedoch verindert werden, dass solche Zielvorgaben absolut gesetzt werden und unerfüllbare Sofort-Forderungen zu weiteren Bettensperrungen führen.

Wir bleiben nicht dabei stehen, nur „illusorische Personalbedarfe“ auszurechnen, sondern wir arbeiten auch an konkreten Lösungen. Dazu gehört u.a. die Weiterentwicklung des Skill-Mix und die Entwicklung und Einführung von Flexi-Instrumenten, die eine bedarfsgerechte Steuerung des Personaleinsatzes ermöglichen.

Die PPR 2.0: Grundlagen und Implementierung

Die PPR 2.0 bietet die Möglichkeit, Schwankungen des Bestungsbedarfs und die relative Verteilung des pflegerischen Arbeitsanfalls auf den Stationen abzubilden. Wir nutzen dies für die Realisierung einer dynamischen Dienstplanung, um das Pflegepersonal möglichst bedarfsgerecht einzusetzen.

Deutsche Krankenhausgesellschaft DKG, der Deutsche Pflegerat und ver.di haben 2019 die PPR 2.0 als Instrument zur Einschätzung und zeitlichen Bewertung des Pflegebedarfs entwickelt und in einer ersten Pilotstudie eingesetzt.

Das Instrument soll nach Einführung zunächst über zwei Jahre evaluiert werden. Erst nach dieser Phase soll festgelegt werden, mit welchen weiteren Schritte und Fristen das Instrument als verbindliche Grundlage der Personalbemessung „scharfgeschaltet“ wird. Die PPR 2.0 gilt (in der Anfang 2020 vorliegenden Fassung) nichtd für die Intensivmedizin und die Pädiatrie.

Zielstellung für die PPR 2.0

Die o.g. Institutionen streben an, dass die gesetzlichen Vorgaben zu Pflegepersonaluntergrenzen in § 137i SGB V sowie zum Pflegequotienten nach § 137j SGB V durch die PPR 2.0 ersetzt werden. Die PPR 2.0 soll zukünftig die Grundlage für die Personalbemessung in den Pflegebudgetverhandlungen sein. Zusätzlich sind in der Budgetvereinbarung folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Ausfallzeiten (einschließlich Stellen für Ausfallkonzepte (zum Beispiel Pool)
  • Nachtdienste
  • Leitungskräfte
  • Praxisanleitung (soweit nicht über das Ausbildungsbudget finanziert)
  • organisatorische, strukturelle und versorgungsspezifische Besonderheiten

Nachtdienstregelung in der PPR 2.0

Die PPR 2.0 erfasst die Zeit von 6:00 Uhr bis 22:00 Uhr. Die PPR 2.0 ist in ihrer bisherigen Fassung daher kein Instrument für den Nachtdienst. Die Besetzung im Nachtdienst soll zunächst durch Vorgaben analog der PpUgV geregelt werden.

Als personelle Regelbesetzung für die Nachtdienste sind zwei Pflegepersonen vorgesehen, davon mindestens eine Pflegefachkraft.

PPR 2.0: Vorgaben für die personelle Besetzung (Pflegefachkraft und Hilfskraft) im Nachtdienst in Abhängigkeit von der Stationsgröße. Müller & Mooseder Unternehmensberatung
PPR 2.0: Vorgaben für die personelle Besetzung im Nachtdienst

PPR 2.0: 4 Pflegekategorien A1-A4 und S1-S4

4 Kategorien Allgemeine Pflege

  • Körperpflege, Ernährung, Ausscheidung, Bewegung und Lagerung, Kommunikation, Pflegeplanung und Dokumentation
  • Aktivierende Pflegekonzepte sollen lt. DKG berücksichtigt und die Zeitwerte für Pflegeplanung und -dokumentation an den gestiegenen Umfang angepasst werden
  • Der künftig abgeschaffte, sehr dokumentationsaufwendige Pflegekomplexmaßnahmen-Score (PKMS) soll in die Kategorie A4 überführt und die Leistungen aufwandsarm abgebildet werden.

4 Kategorien Spezielle Pflege

  • Diagnostik, Therapie und die Unterstützung bei der Behandlung der Patienten: Vitalzeichenkontrollen, Teilnahme an ärztlichen Visiten, Leistungen im Zusammenhang mit Eingriffen, Gewinnung von Untersuchungsmaterial, Medikamentengabe, pflegetechnische Leistungen
  • In die Neudefinition der Kategorie S4 sind nach Aussagen der DKG u. a. Anteile des PKMS eingeflossen

Eingruppierung in die Patientenkategorien der PPR 2.0

  • Fallwert und Grundwert (pro Belegungstag) werden automatisch zugeordnet
  • Patienten, die nicht in A2-A4 bzw. S2-S4 eingruppiert werden, fallen automatisch in die Pflegekategorie A1 bzw. S1

Die Einschätzung der DKG, dass die Pflegekategorien „in hohem Maße aus den Routinedaten in der Patientenakte abgeleitet werden“ können, teilen wir NICHT. Diese Sichtweise wird einer individuellen, dem aktuellen Stand der Pflegeforschung entsprechenden Herangehensweise nicht gerecht.

Wir empfehlen ein Assessment mit einer Kombination aus erweitertem Barthel-Index und PPR 2.0. Hierfür werden wir ein geeignetes Tool entwickeln und zur Verfügung stellen.

Patientenkategorien und Minutenwerte der alten PPR 1.0 und der PPR 2.0 im Vergleich. Müller & Mooseder Unternehmensberatung
Patientenkategorien und Minutenwerte der alten PPR 1.0 und der PPR 2.0 im Vergleich

Personalbedarfsermittlung und Steuerung des Personaleinsatzes für Intensivstationen

Für Intensivstationen gibt es verschiedene Instrumente zur Personalbedarfsermittlung auf Basis von Daten aus der Vergangenheit (z.B. INPULS). Zur situativen Steuerung des Personaleinsatzes haben wir ein sehr einfaches, Excel-basiertes System erstellt, das Stationsgröße, Fallzahlen, sowie die Pflegezeit pro Patientengruppe (3-4 Gruppen) berücksichtigt und über TISS plausibilisiert wird.

Personalbedarf in Funktionsbereichen, die nicht unter das PpSG fallen

Unabhängig von der Frage nach der Messung des Pflegeaufwands als Grundlage für die Personalbedarfsermittlung gibt es weitere kritische Punkte, insbesondere im Hinblick auf die Ausgliederung des Pflegebudgets ist die Finanzierung der Stellen außerhalb der direkten Pflege (Funktionsbereiche) der Stabstellen der Pflegedirektion. Vgl. Vereinbarung nach § 17b Absatz 4 Satz 2 des Krankenhaus-Finanzierungsgesetzes (KHG) zur Definition der auszugliedernden Pflegepersonalkosten und zur Zuordnung von Kosten von Pflegepersonal (Pflegepersonalkosten-Abgrenzungsvereinbarung) §2 (3)

Personalbedarfsermittlung für Notaufnahmen

Für Notaufnahmen haben wir ein komplettes und erprobtes System zur Personalbedarfs­planung entwickelt, das auf Basis von Fallzahlen und den Daten aus der Erstein­schätzung funktioniert. Dieses Personalplanungs­system ist sowohl für die Pflege, wie auch für den ärztlichen Dienst einsetzbar. (mehr…)

Personalbedarfsermittlung für den OP-Bereich und für Funktionsdienste

Für OP-Bereiche, Anästhesie und Funktionsdienste (z.B. Endoskopie, Herzkatheter) führen wir strukturierte Personalbedarfsermittlungen durch. Wir erfassen hierfür Leistungsmengen, Personalbindungszeiten und Tagesabläufe, so dass wir auch organisatorische und administrative Aufgaben mit berücksichtigen können.

Personalbedarfsermittlung im Krankenhaus: Fordern Sie hier Ihr individuelles, unverbindliches Beratungsangebot an

Um Ihnen ein Angebot machen zu können, dass für die Situation Ihrer Notaufnahme / Notfallklinik und für Ihr Anliegen optimal passend ist, führen wir zunächst ein kurzes telefonisches Vorgespräch. Dann erhalten Sie ein unverbindliches Angebot, das wir entsprechend Ihren Wünschen weiter anpassen. Im Angebot informieren wir Sie auch über den geschätzten Zeitaufwand und die entsprechenden Kosten.

Sie können uns direkt anrufen, oder zunächst das vorliegende Formular verwenden, um uns mitzuteilen, für welche Leistungen Sie sich unverbindlich interessieren.

Bei welchem Anliegen können wir Sie unterstützen?

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